Outlook 2010 bringt eine ganze Reihe neuer sinnvoller Funktionen mit, die einem die tagtägliche Arbeit erleichtern. Gerade wenn es um das Erledigen von mehreren aufeinander folgenden Arbeitsschritten geht, kann man mit der Option „Quickstep“ glänzen: Hier lassen sich genau diese Aufgabenschritte automatisieren, die dann auf einen Rutsch per Tastaturkürzel von Outlook 2010 abgearbeitet werden.
Welche Aufgaben lassen sich dabei automatisieren? Das Markieren, Verschieben, Kopieren eingegangener Mails, das Erstellen neuer E-Mails und noch viele andere Dinge mehr sind möglich.
Zu finden sind die Quicksteps unter „Start“ >> „Quicksteps“, wie im folgenden Bild gezeigt:
BILD: Outlook-2010-Quicksteps.jpg
Nachdem ersten Öffnen der Quicksteps findet man einige vorkonfigurierte Routinen vor.
BILD: Outlook-2010-Quicksteps-1.jpg
Die bereits eingestellten Quicksteps umfassen dabei fünf Aktionen, wie das automatische Verschieben in einen Ordner, das Weiterleiten, das automatischen Erstellen einer Team-E-Mail etc.
Will man nun zum Beispiel eine der vorkonfigurierten Quicksteps auf die eigenen Bedürfnisse anpassen, im folgenden Beispiel eine Team-E-Mail, dann funktioniert das folgendermaßen:
- Als erstes markiert man den infrage kommenden Quickstep und klickt danach auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
- Nach einem Klick auf „Optionen anzeigen“ lassen sich verschiedene andere Einstellungen treffen
BILD: Outlook-2010-Quicksteps-2.jpg
- Da hier automatisch eine Mail an das Team versendet werden soll, trägt man sich als Empfänger in die „An-Zeile“ ein und die anderen Empfänger werden als „BCC“ hinzugefügt.
BILD: Outlook-2010-Quicksteps-3.jpg
- Auch den Text der E-Mail kann man hier im entsprechenden Feld formulieren. Gleichzeitig findet man unterhalb des E-Mail-Textes eine Option, die betreffende E-Mail automatisch zu versenden.
- Im Auslieferungszustand bietet einem Outlook 2010 die Tastaturkombinationen Strg+Umschalt+1 bis +9 an.
- Möchte man neue Quicksteps erstellen und sich vielleicht einen Blick auf die Möglichkeiten verschaffen, welche Aufgaben sich noch automatisieren lassen, dem sei ein Blick auf „neu“ >> „Benutzerdefiniert“ empfohlen.
BILD: Outlook-2010-Quicksteps-4.jpg
- Die darauffolgend erscheinende Liste präsentiert eine reichhaltige Auswahl an Optionen
BILD: Outlook-2010-Quicksteps-5.jpg