Internet Header in Outlook 2010

„In früheren Versionen von Outlook konnten wir nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Nachricht den Menüpunkt “Nachrichtenoptionen auswählen ...” aus dem Kontextmenü wählen. Das machte es uns möglich, den Header der betreffenden Nachricht zu sehen.

Wenn wir in Outlook 2010 einen Rechtsklick auf die Nachricht machen, ist dieser Menüpunkt nicht mehr zu sehen.

Wie können wir die Nachrichtenoptionen aufrufen und uns den Header in Outlook 2010 anzeigen lassen?“

Diese Option wurde in Outlook 2010 aus dem Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) entfernt. Es gibt aber immer noch andere Wege, dieses Menü aufzurufen und sich den Header der Nachricht anzeigen zu lassen.
Falls die Nachricht zuerst geöffnet werden soll
Wenn Sie die Nachricht in einem eigenen Fenster (Doppelklick) öffnen, Können Sie die Nachrichtenoptionen auf folgende Weise anzeigen lassen
Datei->Informationen->Schaltfläche Eigenschaften

Falls die Nachricht geschlossen bleiben soll
Wenn Sie nicht wollen, dass die Nachricht zuerst geöffnet werden muss, sondern die Nachrichtenoptionen direkt aus dem Hauptmenü von Outlook aufgerufen werden können, dann müssen Sie den entsprechenden Befehl Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.
Datei -> Optionen
Wählen Sie die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ auf der linken Seite
Setzen Sie die ausklappende Liste „Häufig verwendete Befehle“ auf „Befehl nicht im Menüband…
Aus der Befehlsliste wählen Sie „Nachrichtenoptionen
Klicken Sie die Schaltfläche „Hinzufügen > >“
Klicken Sie die Schaltfläche OK

Die Option wurde nun in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ganz oben in Ihrem Fenster mit Outlook eingefügt. Sie können nun den Header einer Nachricht betrachten, ohne dass die Notwendigkeit besteht, diese vorher zu öffnen.

Fügen Sie das Menü Nachrichtenoptionen der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu, um einen Internet Header betrachten zu können, ohne vorher die Nachricht öffnen zu müssen.

Anmerkung: Da das Menü „Nachrichtenoptionen“ nun ein Bestandteil Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff ist, können Sie auch ein Tastenkürzel anwenden, um es zu benutzen. Drücken Sie die ALT – Taste und drücken Sie dann gleichzeitig auf die Nummer, die sich über dem Symbol für „Nachrichtenoptionen“ befindet, um das Menü aufzurufen.

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Sie sind im Begriff, zu viele Dateien auf einmal anzuhängen

Wenn wir versuchen mehrere Anhänge an unsere E-Mail hinzuzufügen, bekommen wir folgende Meldung:

“Sie sind im Begriff, zu viele Dateien gleichzeitig anzuhängen. Versuchen Sie die Anzahl der Dateien, die angehängt werden sollen, zu verringern.”
Die Gesamtgröße unserer Dateianhänge liegt deutlich unter der Obergrenze für das Senden und die Grenze der Anzahl der Anhänge, die wie senden können, ist uns nicht bekannt.
Wieso bekommen wir immer noch diese Fehlermeldung während des Anhängens von Dateien?

Das ist sehr wohl eine der umstrittensten Änderungen, welche im Outlook 2010 eingeführt worden sind. Normalerweise erhält man diese Fehlermeldung beim Versuch, mehr als 20 Dateien gleichzeitig von einer Netzwerkfreigabe anzuhängen. Wenn Sie versuchen, die Anlage von ihrer lokalen Festplatte hinzuzufügen, werden Sie diese Fehlermeldung nicht erhalten.
Es ist ein wenig wie ein halb erfolgreicher Versuch, Menschen das Anhängen vieler Dateien an eine Nachricht eines Firmennetzwerkes zu unterlassen (wo es eher üblich ist, mit Netzlaufwerken zu arbeiten).

Obwohl die Grenze nicht konfigurierbar ist oder abgeschaltet werden kann, gibt es viele Abhilfen für diese Nuance.

Ein “Ja, danke, trotzdem anhängen” Button wäre noch benutzerfreundlicher gewesen.
(Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern)

Abhilfemaßnahme 1: Erstellen Sie eine Verknüpfung für die Dateien.

Wenn Sie in der Tat in einem Netzwerk sind, wo der Empfänger auch Zugriff auf freigegebenen Dateien hat, senden Sie Verknüpfungen der Dateien oder das Verzeichnis, das die Datei enthält, dem Empfänger zu. Um schnell Verknüpfungen für Dateien gleichzeitig zu erstellen, sehen Sie; Hinzufügen von Hyperlinks zu Dateien.

Abhilfemaßnahme 2: Hängen Sie die Dateien in Stapeln an.

Wenn es beim ersten Mal nicht klappt..versuchen Sie es erneut! Sobald Sie Ihre ersten 20 Dateien hinzugefügt haben, können wieder und wieder weitere 20 hinzugefügt werden.

Abhilfemaßnahme 3: Vor dem Anhängen die Datei in einen ZIP-Folder verpacken.

Anstatt dass man viele Anlagen einzeln anhängt, könnte eine weitere Option sein, alle Dateien in einem ZIP-Ordner zu komprimieren, den Sie dann verschicken können. Viele drittklassige Komprimierungswerkzeuge haben eine “Zip und E-Mail” Funktionalität, um das in einen Rutsch zu erledigen, beginnen Sie vom Explorer aus.

Abhilfemaßnahme 4: Befestigen Sie die Dateien per “Drag & Drop”.

Das Lieblings-Verfahren zum Anbringen von Dateien (egal wie viele) ist nicht die “Datei anhängen” Methode im Outlook, sondern die Datei per “Drag & Drop” aus dem Explorer in eine Nachricht anhängen.
Da müssen Sie normalerweise die Dateien durchsuchen, wir würden das sicher in einem richtigen Explorer, und nicht über dem kleinen und begrenzten “Datei einfügen” Dialog durchführen. Sie können schnell das Explorer-Fenster über die Tastenkombination Windows-Logo-Taste + E öffnen.

Abhilfemaßnahme 5: Hochladen der Dateien gleichzeitig auf einem File-Sharing-Dienst.

Wenn Sie es sich anders überlegen und die Dateien nicht als Anhänge verschicken möchten, oder wenn die Größe der Dateien das Limit zum Senden überschreitet, können Sie auch ein File-Sharing-Dienst benutzen, um Dateien zu versenden.

In einem Firmennetz haben Sie Zugang zu diesen Dateien. Fragen Sie Ihr Hilfe-Board, wenn Sie es nicht wissen.

Für die persönliche Nutzung sind Dropbox, SkyDrive und Google Drive bekannte File-Sharing-Dienste. Sie können Berechtigungen so einstellen, dass nur vorgesehene Empfänger auf Dateien zugreifen können.

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Outlook 2010: Zugriff per „Quick Access Toolbar“

Mit mit MS Office 2010 hat Microsoft auch in Outlook auf eine neue Benutzeroberfläche gesetzt. Einzug gehalten haben hier die sogenannten „Ribbons“. Nachdem ersten Öffnen von Outlook wird vieles für den Benutzer neu und ungewohnt erscheinen.

Damit man nun während des Suchens nach bekannten Programmfunktionen in der Ribbonleiste nicht den Überblick verliert, lohnt es sich, auch noch einmal einen Blick auf die – alt bekannte – „Quick Access Toolbar“  zu werfen: nicht nur zur besseren Orientierung, sondern auch zum schnelleren Zugriff auf häufig benutzte Programmfunktionen.

Die „Quick Access Toolbar“ findet man am linken oberen Rand von Outlook 2010, genauso wie sie in anderen Programmen des Office-Pakets zu finden ist.

BILD: Outlook-2010-Quick-Access-Toolbar.jpg

Über die auf der Leiste platzierten Schaltflächen ist nun ein einfacher und schneller Zugriff auf häufig wiederkehrende Aktionen möglich.

Da im Auslieferungszustand aber nur wenige Schaltflächen angezeigt werden, ist es natürlich möglich, weitere Icons hinzuzufügen. Dazu klickt man einfach auf den nach unten zeigenden Pfeil an der rechten Seite der Leiste.

BILD: Outlook-2010-Quick-Access-Toolbar-1.jpg

Unschwer zu erkennen, dass man hier durch simples Setzen des Hakens vor die  gewünschte Aktion die selbige auf die „Quick Access Toolbar“ befördert.

Will man darüber hinaus noch ganz andere Befehle und Aktionen auf der Toolbar sehen, so klickt man auf „Weitere Befehle“.

Danach präsentiert einem Outlook 2010 eine weitreichende Auswahl an zur Verfügung stehenden Befehlen.

BILD: Outlook-2010-Quick-Access-Toolbar-2.jpg

Hat man auf der linken Seite das Feld „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ mit einem Klick markiert, ist im mittleren Feld über das herausklappbare Menü „Befehle auswählen“ eine entsprechende Auswahl möglich.  Hier kann man sich dann auch die vielleicht umständlich auffindbaren  – weil über die Ribbons ungewohnt dargestellten – Befehle heraussuchen. Die Vorgehensweise besteht immer aus  dem Markieren des gewünschten Befehls und einem Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

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Outlook 2010 – Mit den „Quicksteps“ Zeit sparen

Outlook 2010 bringt eine ganze Reihe neuer sinnvoller Funktionen mit, die einem die tagtägliche Arbeit erleichtern. Gerade wenn es um das Erledigen von mehreren aufeinander folgenden Arbeitsschritten geht, kann man mit der Option „Quickstep“ glänzen: Hier lassen sich genau diese Aufgabenschritte automatisieren, die dann auf einen Rutsch per Tastaturkürzel von Outlook 2010 abgearbeitet werden.

Welche Aufgaben lassen sich dabei automatisieren? Das Markieren, Verschieben, Kopieren eingegangener Mails, das Erstellen neuer E-Mails und noch viele andere Dinge mehr sind möglich.

Zu finden sind die Quicksteps unter „Start“ >> „Quicksteps“, wie im folgenden Bild gezeigt:

BILD: Outlook-2010-Quicksteps.jpg

Nachdem ersten Öffnen der  Quicksteps findet man einige vorkonfigurierte Routinen vor.

BILD: Outlook-2010-Quicksteps-1.jpg

Die bereits eingestellten Quicksteps umfassen dabei fünf Aktionen, wie das automatische Verschieben in einen Ordner, das Weiterleiten, das automatischen Erstellen einer Team-E-Mail etc.

Will man nun zum Beispiel eine der vorkonfigurierten Quicksteps auf die eigenen Bedürfnisse anpassen, im folgenden Beispiel eine Team-E-Mail, dann funktioniert das folgendermaßen:

  • Als erstes markiert man den infrage kommenden Quickstep und klickt danach auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
  • Nach einem Klick auf „Optionen anzeigen“ lassen sich verschiedene andere Einstellungen treffen

BILD: Outlook-2010-Quicksteps-2.jpg

  • Da hier automatisch eine Mail an das Team versendet werden soll, trägt man sich als Empfänger in die „An-Zeile“ ein und die anderen Empfänger werden als „BCC“ hinzugefügt.

BILD: Outlook-2010-Quicksteps-3.jpg

  • Auch den Text der E-Mail kann man hier im entsprechenden Feld formulieren. Gleichzeitig findet man unterhalb des E-Mail-Textes eine Option, die betreffende E-Mail automatisch zu versenden.
  • Im Auslieferungszustand bietet einem Outlook 2010 die Tastaturkombinationen Strg+Umschalt+1 bis +9 an.
  • Möchte man neue Quicksteps erstellen und sich vielleicht einen Blick auf die Möglichkeiten verschaffen, welche Aufgaben sich noch automatisieren lassen, dem sei ein Blick auf  „neu“ >> „Benutzerdefiniert“ empfohlen.

BILD: Outlook-2010-Quicksteps-4.jpg

  • Die  darauffolgend erscheinende Liste präsentiert eine reichhaltige Auswahl an Optionen

BILD: Outlook-2010-Quicksteps-5.jpg

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Outlook 2010: Speicherort der Nutzerdaten

Outlook 2010 speichert die Daten – E-Mails, RSS-Feeds, Kontake, Ordner etc. – in einer einzigen Datei namens Outlook.pst.  Es ist nicht verkehrt, den die Datei und deren Speicherort zu kennen.

Gründe gibt es einige: Vielleicht möchte man den Speicherort ändern, zum Beispiel auf eine andere Partition der Festplatte oder vielleicht möchte man ab und zu eine Sicherungskopie dieser Datei erstellen

  • Den Speicherort dieser Datei findet man unter „Datei“ >> „Informationen“ >> Kontoeinstellungen. Im nun erscheinenden Dialogfenster klickt man in den Reiter „Datendatei“.

BILD: Outlook-outlook-pst.jpg

  • Der Pfad lautet im Auslieferungszustand unter einem Windows XP  C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\Outlook-Dateien\Outlook.pst.
    Wichtig: Diese Datei ist während einer Sitzung mit Outlook 2010 für alle Zugriffe gesperrt, man kann sie nicht einmal kopieren, dies gilt jedenfalls für alle Prozesse außerhalb des Outlook-Programmes.
  • Will man diese Datei sichern, navigiert man zu „Datei“ >> „Öffnen“ >> „Importieren“.

Bild: Outlook-Datei-öffnen-importieren.jpg

  • Im nun erscheinenden Dialogfenster wählt man den Eintrag „In Datei exportieren“.

BILD: Outlook-in-Datei-exportieren.jpg

  • Danach wählt man den Eintrag „Outlook-Datendatei (.pst)

BILD: Outlook-Datendatei.jpg

  • Anschließend stellt sich die Frage, welche Bestandteile der Daten man sichern möchte. Da man die kompletten Daten sichern will, navigiert man im nächsten Fenster zu „Outlook-Datendatei“ und der Haken bei „Unterordner einbeziehen“ bleibt gesetzt“.

BILD: Outlook-in-Datei-pst-1.jpg

  • Wie man mit Duplikaten vorgehen möchte, ist die nächste Frage – hier muss man seinen eigenen Vorstellungen entsprechend auswählen.

BILD: Outlook-in-Datei-pst-2.jpg

  • Abschließend – und optional – wird man im anschließend folgenden Dialogfenster noch nach der Vergabe eines Passwortes gefragt.
  • Nach einem Klick auf „OK“ beginnt der Export und dieser sollte binnen weniger Momente abgeschlossen sein.
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Outlook 2010: Die Suchfunktion

In Outlook 2010 wurde die Suchfunktion überarbeitet: Integriert in die Suche von Outlook 2010 wurden einige sinnvolle Funktionen, die einem das Suchen nach bestimmten Kriterien erleichtern. Nun verliert man nicht mehr Zeit mit vergebenen Suchbemühungen.

Befindet man sich im Posteingang, gelangt man über das Tastaturkürzel Strg+E zur Suchfunktion oder man klickt einfach in der auf das Lupensymbol am oberen Ende der mittleren Spalte.

Bild: Outlook-Suche.jpg

Sehr schön verdeutlicht das obige Bild auch das Konzept der „Ribbons“: Je nach dem, mit welcher Aufgabe man gerade befasst ist – hier die Suche – blenden sich die dazugehörigen Befehle in der Ribbonleiste ein.

Verweilt man einen Moment auf den jeweiligen Schaltflächen in der Ribbonleiste, wird einem sogleich auch mitgeteilt, nach welchen Kriterien man die Suche aufnehmen möchte.

Bild: Outlook-Suche-1.jpg

An Suchkriterien mangelt es dabei nicht. Will man noch mehr Suchkriterien benutzen, so ist dies über die Schaltfläche „Weitere“ ohne Probleme möglich.

Bild: Outlook-Suche-2.jpg

So kann man zum Beispiel mit dem Suchkriterium „Text“ die Suche auf den E-Mail-Text beschränken und zügig bestimmte E-Mails auffinden, von denen man nur noch weiß, dass bestimmte Textpassagen nur dort vorkommen.

Die Suchfunktionen von Outlook 2010 lässt sich effektiv nutzen – hier lohnt es sich mit Sicherheit, einmal ein paar Momente zu investieren, um deren Möglichkeiten zu erkunden.

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Die Neuerungen in Microsoft Outlook 2010

Mit dem Programm Outlook 2010 möchte Microsoft das beliebte E-Mail-Programm in einer verbesserten Version veröffentlichen. Viele Nutzer hatten Schwächen der vorherigen Version Outlook 2007 aufgezeigt, welche in der aktuellen Erscheinung laut Microsoft behoben wurden.

Die Änderungen in Outlook 2010
Eine entscheidende Neuerung stellt die so genannte Unterhaltungsansicht dar. Diese wurde grundlegend verändert. Sie bietet eine Diskussionsfadenansicht aller eingehenden E-Mail-Nachrichten. Die Besonderheit ist es, dass dies in einem einzigen Microsoft Outlook-Ordner erfolgt. In dem Programm Outlook 2010 kann hierauf zugegriffen werden. Mittels eines einfachen Klicks auf “Ansicht” und “Unterhaltung” wird dies bewerkstelligt. Durch die Verbesserung können die potentiellen Nutzer deutlich größere Mengen eingehender E-Mail-Nachrichten verwalten.
Microsoft verbesserte ebenfalls die IMAP-Unterstützung, welche in der aktuellen Version leichter eingerichtet werden kann, als dies in den früheren Erscheinungen der Fall war. Bei Erstellung eines neuen Benutzerkontos wird die Unterstützung automatisch hinzugefügt. Das Hauptaugenmerk wurde auf eine verbesserte Leistung gelegt. Der Startvorgang kann in Outlook 2010 zügiger bewerkstelligt werden. Dies trifft ebenfalls auf das Beenden des Programms zu. Die Arbeitsprozesse können allgemein schneller durchgeführt werden als in Outlook 2007.
Weitere Änderungen betreffen das Menü und die verfügbaren Befehle. Die bekannten ALT-Tastenkombinationen wurden geändert. Um diese einsehen zu können, muss die ALT-Taste gedrückt werden. Die Befehlstastentipps werden anschließend dargestellt. Die Bereiche “Aktuelle Ansicht” und “Organisieren” wurden in Outlook 2010 entfernt. Die Option, Gruppenzeitpläne anzeigen zu können, wurde in der aktuellen Version durch die Möglichkeit, Kalender verwalten zu können, ersetzt. Kalendergruppen könne weiterhin erstellt werden. Hierfür muss auf “Neue Kalendergruppe erstellen” geklickt oder die angezeigten Kalender durch das Feld “Als neue Kalendergruppe speichern” gesichert werden.
Entscheidende Neuerungen stellen die bekannten Suchtools dar. Microsoft Outlook 2010 erlaubt es Ihnen, auf einfache und zügige Weise Kalenderelemente, Kontaktdateien oder E-Mail-Nachrichten auffinden zu können. Die neue Menüleiste beinhaltet die Registerkarte “Search” und bietet zahlreiche Suchfilteroptionen. Mit diesen können die erhaltenen Suchergebnisse effektiv eingegrenzt werden. Der vorliegende Suchbereich kann man auf benutzerfreundlich Weise ändern, indem alle Unterordner angeklickt werden. Die bevorzugte Suche kann im direkten Anschluss beliebig verfeinert werden. Die Option, eine Besprechung zu planen, wurde im aktuellen Outlook abgeändert. Die bekannte Funktionen muss über die “Planungsansicht” in der Kalenderansicht aufgerufen werden.

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